Overview
Marketing Officer & Management Assistant Jobs in Belvaux, Luxembourg, Luxembourg at Lietuvos džiazo federacija / Lithuanian Jazz Federation
Fleetback is developing SaaS products for the automotive industry for car dealerships sales and after sales services. Our objective: help car dealerships in their digital transformation journey by developing high business value product with a strong focus on quality and user experience.
It comprises both mobile & web applications and it is cloud-based.
In order to reinforce the Fleetback team and sustain our growth, we are looking for a Marketing Officer & Management Assistant. This hybrid role combines operational marketing execution for Fleetback and Sharebox with structured administrative support to management. The position is execution focused, hands on and detail oriented, suited for a junior to mid-level professional who enjoys being a reliable “Swiss army knife” within the organization.
Job Description
As a Marketing Officer & Management Assistant, you will support the planning and execution of our marketing strategies and ensure smooth organizational support. You will work closely with cross functional teams (sales, product, design) to promote our products, coordinate events and campaigns, and support management with presentations, reports and administrative tasks. This is an exciting opportunity to contribute to a fast-growing tech company in the automotive sector while gaining broad exposure across marketing and executive functions
Your Responsibilities (non-exhaustive)
- Organize and coordinate trade fairs, exhibitions and corporate events (logistics, suppliers, booth materials, registrations, scheduling);
- Manage timelines, checklists and vendor coordination; track marketing deliverables and campaign execution;
- Prepare marketing materials (presentations, brochures, digital assets) and support content publication on the website, newsletters and social media;
- Coordinate internal stakeholders to ensure readiness before events and maintain organized repositories of marketing assets;
- Provide structured administrative support to management: prepare executive presentations, reports and meeting documents; coordinate calendars, travel and key appointments;
- Follow up on action items and internal projects and act as a coordination interface between management and internal teams;
- Ensure smooth communication flow and document organization across the organization.
Your profile
- Organize and coordinate trade fairs, exhibitions and corporate events (logistics, suppliers, booth materials, registrations, scheduling);
- Manage timelines, checklists and vendor coordination, track marketing deliverables and campaign execution;
- Prepare marketing materials (presentations, brochures, digital assets) and support content publication on the website, newsletters and social media;
- Coordinate internal stakeholders to ensure readiness before events and maintain organized repositories of marketing assets;
- Provide structured administrative support to management: prepare executive presentations, reports and meeting documents; coordinate calendars, travel and key appointments;
- Follow up on action items and internal projects and act as a coordination interface between management and internal teams;
- Ensure smooth communication flow and document organization across the organization.
What We Offer
- A dynamic, international work environment and collaborative team spirit.
- Flexible working hours and hybrid work options.
- A central role with high visibility and broad exposure across marketing and management functions.
- Responsibility from day one and opportunities to learn and grow.
- Competitive salary and benefits package such as a vehicle, fuel / electric recharge card, parking space, meal vouchers, insurance.
You have the qualities as listed above? Please, send us your CV and a short cover letter, which will be processed in full confidentiality, via e mail: [email protected] (subject: “Creative Marketing Specialist Application – [Your Name]”).
You don't have all the above requirements but own a great part of them? You can send us your CV and a short cover letter too because we will give you the opportunity to grow up with us. Our team is made of talented, motivated and passionate people. If you are like them and have the motivation to improve your skills, you might be our perfect match.
Fleetback développe des produits SaaS pour l'industrie automobile, destinés aux activités de vente et d'après-vente des concessions automobiles. Notre objectif : accompagner les concessions dans leur transformation digitale en développant des produits à forte valeur métier, avec un accent particulier sur la qualité et l'expérience utilisateur.
Les solutions comprennent à la fois des applications mobiles et web et sont hébergées dans le cloud.
Afin de renforcer l'équipe Fleetback et de soutenir notre croissance, nous recherchons un(e) Marketing Officer & Management Assistant. Ce rôle hybride combine l'exécution opérationnelle du marketing pour Fleetback et Sharebox avec un support administratif structuré auprès du management. Le poste est orienté exécution, opérationnel et axé sur le détail, et convient à un profil junior à intermédiaire appréciant d'être un véritable « couteau suisse » fiable au sein de l'organisation.
Description Du Poste
En tant que Marketing Officer & Management Assistant, vous soutiendrez la planification et l'exécution de nos stratégies marketing tout en garantissant un support organisationnel fluide. Vous travaillerez en étroite collaboration avec des équipes transverses (sales, produit, design) afin de promouvoir nos produits, coordonner des événements et des campagnes, et accompagner le management dans la préparation de présentations, rapports et tâches administratives. Il s'agit d'une opportunité stimulante de contribuer au développement d'une entreprise technologique en forte croissance dans le secteur automobile, tout en bénéficiant d'une exposition transversale aux fonctions marketing et exécutives.
Vos responsabilités (non exhaustives)
- Organiser et coordonner des salons, expositions et événements d'entreprise (logistique, fournisseurs, matériel de stand, inscriptions, planification);
- Gérer les plannings, check-lists et la coordination des prestataires ; suivre les livrables marketing et l'exécution des campagnes;
- Préparer des supports marketing (présentations, brochures, contenus digitaux) et soutenir la publication de contenus sur le site web, les newsletters et les réseaux sociaux;
- Coordonner les parties prenantes internes afin d'assurer la préparation en amont des événements et maintenir des bibliothèques organisées des supports marketing;
- Apporter un support administratif structuré au management : préparer des présentations exécutives, rapports et documents de réunion ; coordonner les agendas, déplacements et rendez-vous clés;
- Assurer le suivi des actions et projets internes et agir comme interface de coordination entre le management et les équipes internes;
- Garantir une communication fluide et une organisation documentaire efficace au sein de l'organisation.
Votre profil
- Organiser et coordonner des salons, expositions et événements d'entreprise (logistique, fournisseurs, matériel de stand, inscriptions, planification);
- Gérer les plannings, check-lists et la coordination des prestataires ; suivre les livrables marketing et l'exécution des campagnes;
- Préparer des supports marketing (présentations, brochures, contenus digitaux) et soutenir la publication de contenus sur le site web, les newsletters et les réseaux sociaux;
- Coordonner les parties prenantes internes afin d'assurer la préparation en amont des événements et maintenir des bibliothèques organisées des supports marketing;
- Apporter un support administratif structuré au management : préparer des présentations exécutives, rapports et documents de réunion ; coordonner les agendas, déplacements et rendez-vous clés;
- Assurer le suivi des actions et projets internes et agir comme interface de coordination entre le management et les équipes internes;
- Garantir une communication fluide et une organisation documentaire efficace au sein de l'organisation.
Ce que nous offrons
- Un environnement de travail dynamique et international avec un fort esprit d'équipe collaboratif.
- Des horaires flexibles et des options de travail hybride.
- Un rôle central avec une forte visibilité et une large exposition aux fonctions marketing et management.
- Des responsabilités dès le premier jour et des opportunités d'apprentissage et d'évolution.
- Un package salarial compétitif avec avantages tel que véhicule, carte carburant / recharge électrique, place de parking, chèques repas, assurances.
Vous avez les qualités mentionnées ci-dessus ? Veuillez nous envoyer votre CV ainsi qu'une courte lettre de motivation, qui seront traités en toute confidentialité, par e-mail à l'adresse suivante : [email protected] (objet : « Candidature Creative Marketing Specialist – [Votre nom] »).
Vous ne remplissez pas toutes les conditions mentionnées ci-dessus mais en possédez une grande partie ? Vous pouvez tout de même nous envoyer votre CV et une courte lettre de motivation, car nous vous donnerons l'opportunité d'évoluer avec nous. Notre équipe est composée de personnes talentueuses, motivées et passionnées. Si vous vous reconnaissez dans ces qualités et avez la motivation d'améliorer vos compétences, vous pourriez être la personne idéale pour rejoindre notre équipe.
Title: Marketing Officer & Management Assistant
Company: Lietuvos džiazo federacija / Lithuanian Jazz Federation
Location: Belvaux, Luxembourg, Luxembourg
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